Avec Apotik, gagnez du temps en Back-Office.
Centralisez vos conditions et RFAs, organisez vos plans trade, suivez les litiges logistiques et tracez vos encours financiers jusqu’à leur règlement !
A propos
Le suivi des relations commerciales entre les officines et les laboratoires partenaires devient de plus en plus complexe. L’intervention des groupements facilite les négociations mais complexifie aussi ces relations.
Quel titulaire n’a jamais eu à faire face à ces questions :
- J’ai droit à quelle remise pour 24 unités commandées ?
- Le laboratoire m’a-t-il compensé la promotion du mois de mai comme convenu ?
- Qui finance cette tête de gondole : le labo ou le groupement ?
- Quelle promotion est la plus intéressante : un BRI de 2 € ou une remise de 50% sur la 2ème boîte ?
La solution Apotik a été conçue par un pharmacien pour répondre facilement et rapidement à toutes ces questions, et permettre à son équipe de collaborer efficacement.
Pharmacies
Apotik a été conçue par un pharmacien pour les pharmaciens.
C’est la solution qui fait gagner du temps au quotidien à l’équipe officinale,
et qui garantit la récupération de toutes les compensations dues par les laboratoires.
CONDITIONS COMMERCIALES & RFAS
Toutes les remises labo accessibles en un clic
Au moment de vérifier la facture d’un laboratoire, pas toujours simple de se souvenir des conditions négociées en début d’année … a fortiori sur les RFAs : rien de plus facile que d’en oublier quelques-unes au moment de les récupérer, plus d’un an après les avoir discutées !
Avec Apotik, compilez dans une interface simple et visuelle vos conditions commerciales et vos remises de fin d’année.
RENDEZ-VOUS
Les comptes-rendus de rendez-vous partagés, pour ne plus rien oublier
Avec le nombre de rendez-vous labos, pas toujours facile de se souvenir de tous les échanges ; et encore moins si le collaborateur habituellement en charge du Labo est absent.
Avec Apotik, conservez la trace des échanges avec vos délégués et partagez les avec toute l’équipe.
PLAN TRADE
Les opérations Trade mises en place rapidement et suivies de bout en bout
Les opérations commerciales sont de plus en plus nombreuses, et chronophages à exécuter.
Avec Apotik, oubliez votre fichier Excel, faites gagner du temps à votre équipe Merchandising et assurez-vous du suivi exhaustif de ces opérations.
Paramétrez vos emplacements de têtes de gondole, planifiez le plan Trade, déclarez les opérations aux laboratoires depuis Apotik, et suivez la récupération des contreparties.
LOGISTIQUE
Les réclamations suivies facilement jusqu’à leur résolution
Un problème de livraison ? Des produits manquants ? Des erreurs de facturation ?… Ces problèmes sont le quotidien des équipes officinales et leur font perdre beaucoup de temps.
Avec Apotik, consignez tous ces litiges, déclarez-les aux laboratoires, et suivez leur résolution sans jamais perdre d’information. Vous gagnerez un temps précieux lors du rapprochement de vos avoirs : en deux « clics » vous identifiez à quoi ils correspondent.
SUIVI DES ENCOURS
Des contreparties récupérées sans effort et une marge optimisée
Avoirs, unités gratuites, compensations commerciales, remises de fin d’année … les flux financiers avec les laboratoires sont innombrables et parfois compliqués à suivre.
Avec Apotik, gardez la trace de tout ce qui vous est dû jusqu’au règlement !
Un encours est créé automatiquement à la saisie d’une opération commerciale ou d’une RFA. Vous pouvez également saisir directement un encours, en cas de réclamation ou de retour périmé par exemple.
Vous déclarez ces encours au laboratoires directement depuis Apotik, et vous suivez leur règlement jusqu’à réception de la compensation.
Groupements
Avec les fonctionnalités dédiées aux groupements, Apotik simplifie encore davantage
le quotidien des équipes officinales et fluidifie les interactions groupement-officine-laboratoire :
GESTION DES ADHERENTS
La segmentation pour assurer la pertinence des informations partagées
Le groupement a la vision instantanée de ses adhérents abonnés à Apotik.
Il peut également gérer les segments d’appartenance de ses adhérents, pour aiguiller les informations descendantes vers les bonnes pharmacies.
ACCORDS LABORATOIRES
Adieu les books de conditions commerciales
Que de temps perdu à compiler les accords laboratoires dans des « jolis » books, à les mettre en page, à les transférer aux adhérents … alors que le pharmacien attend juste une information simple sur les remises et rfas qui s’appliquent à son officine.
Avec Apotik, les accords laboratoires sont transmis instantanément aux adhérents qui identifient tout de suite les conditions qui s’appliquent à leur cas.
PLAN TRADE
Le plan Trade mis à disposition des adhérents en un clic
Le groupement négocie des opérations avec les laboratoires, sans savoir si les adhérents ont des emplacements disponibles et sans suivi du taux de mise en place.
Avec Apotik, le groupement transmet le plan trade négocié avec ses laboratoires partenaires à l’ensemble des adhérents, qui n’ont plus qu’à les valider.
Le groupement suit à tout moment le niveau d’acceptation de chaque opération.
Nos utilisateurs parlent de nous
Notre meilleur outil de communication
Un outil indispensable pour le suivi des conditions commerciales d’un rendez-vous à l’autre et la gestion des « litiges » laboratoires, une aide précieuse lors de la reprise des gestions de labo par un autre collaborateur, Apotik est devenu notre meilleur outil de communication au sein de l’équipe.
Les promotions et têtes de gondoles sont paramétrées facilement lors des RDV, toute l’équipe a accès au fichier lors de la mise en place, plus aucun oubli ni perte de documents / données.
De la création des conditions commerciales jusqu’au suivi des litiges en passant par la programmation des promos et TG et la reprise des produits défectueux, cette solution nous facilite la vie au quotidien et nous fait gagner un temps précieux.
Un véritable gain de productivité
Apotik nous a permis d’optimiser notre gestion, et notre communication au sein de la pharmacie, en fluidifiant de manière simple et efficace l’activité de l’officine.
De la création des conditions commerciales à la mise en rayon, en passant par la mise en place des promotions, Lab Manager a apporté un véritable gain de productivité.
Nous gagnons beaucoup de temps
Apotik nous permet de centraliser et de catégoriser en interne toutes les informations relatives à nos laboratoires fournisseurs.
Ainsi, la communication au sein de l’équipe s’en trouve grandement fluidifiée et fiabilisée. Nous gagnons beaucoup de temps au quotidien dans la transmission et le partage des informations.
Toute l’équipe peut renseigner et consulter facilement les informations sur les récaps des rendez-vous avec les labos (nouveautés à venir,…), les promotions et mises en avant mises en place ainsi que les réclamations fournisseurs en cours de traitement et plus généralement l’historique de qualité de service de chaque laboratoire.
Tout est très simple
Utilisatrices d’Apotik depuis novembre 2021, nous sommes ravies d’avoir enfin un outil qui nous aide dans le suivi des relations avec les fournisseurs. Tout y est noté pour ne rien oublier d’un rendez-vous à l’autre, et les négociations font l’objet d’un suivi simple et efficace. Le plus ? Tout est TRES simple d’utilisation !
J’en ai rêvé
J’ai rêvé d’une solution indépendante des LGO pour pouvoir gérer les relations avec les labos.
- La prévision, la mise en place et l’envoi des justificatifs des tg ;
- Le traçage des problèmes de livraison et des avoirs ou rfa et leur validation ;
- Consultable de chaque poste de vente grâce au site web ;
- Utilisable par l’ensemble des collaborateurs en fonction de leur poste.
Ceci n’est plus un rêve : Apotik me le propose ; je gagne du temps et je ne perds plus d’informations.